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“華為人”時間管理的四大法寶

發布日期：2014-5-21 點擊次數：830 次

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一次走進小寧的房間，已經是2年以前的事了，那時的他還是個標準的理工科學生——從他以前那亂七八糟的房間你就可以知道這點。然而士別2載，不僅房間整理得有條不紊，房間主人——用了2年時間也從一個普通技術員晉升為華為中層管理者。
“在華為工作的這段時間，你覺得是什么影響你最深？”《IT時代周刊》記者問道。
“肯定是我剛到華為時接受的那次培訓，培訓主題是‘時間管理’，是它完全改變了我的行為法則。”小寧一邊說一邊打開隨身的筆記本。

界定“時間管理”的2大誤區
解決問題的前提，是界定問題。華為時間管理培訓的第一部分，就是讓受訓者清楚了解時間管理的2大誤區：

誤區一：工作缺乏計劃
華為的時間管理培訓指出，大量的時間浪費來源于工作缺乏計劃，比如：沒有考慮工作的可并行性，結果使并行的工作以串行的形式進行；沒有考慮工作的后續性，結果工作做了一半，就發現有外部因素限制只能擱置；沒有考慮對工作方法的選擇，結果長期用低效率高耗時的方法工作。

誤區二：不會適時說“不”
在小寧的筆記里，有句話非常醒目——“時間管理當中最有用的詞是‘不’。”
華為人認為，人們組織工作不當中最常見的一種情況就是不會拒絕，這特別容易發生在熱情洋溢的新人身上。新人為了表現自己，往往把來自于各方的請托都一一不假思索地接受下來，但這不是一種明智的行為。
量力而行地說“不”，對己對人都是一種負責。首先，自己不能勝任請托的工作，不僅徒費時間，還會對自己其它工作造成障礙。同時，無論是工作延誤還是效果無法達標，都會打亂請托人的時間安排，結果“雙輸”。
所以華為一向強調，接到別人的請托，不要急于說“是”，而是分析一下自己能不能如期按質地完成工作。如果不能，那要具體與請托人協調，在必要的時刻，要敢于說“不”。

掌握“時間管理”的4大法寶
雖然有道“成功地界定問題就已經解決了問題的一半”，但如果沒有切實可行的解決方案，困境還是不會改變。據小寧介紹，華為對于時間管理有4大法寶：

法寶一：以SMART為導向的華為目標原則
華為的時間管理培訓指出，目標原則不單單是有目標，而且是要讓目標達到SMART標準，這里SMART標準是指：
具體的（Specific）。這是指目標必須是清晰的，可產生行為導向的。比如，目標“我要成為一個優秀的華為人”不是一個具體的目標，但目標“我要獲得今年的華為最佳員工獎”就算得上是一個具體的目標了。
可衡量的（Measurable）。這是指目標必須用指標量化表達。比如上面這個“我要獲得今年的華為最佳員工獎”目標，它就對應著許多量化的指標——出勤、業務量等。
可達到的（Attainable）。這里“可達到的”有兩層意思：一是目標應該在能力范圍內；二是目標應該有一定難度。小寧說：“一般人在這點上往往只注意前者，其實后者也相當重要。目標經常達不到的確會讓人沮喪，但同時得注意：太容易達到的目標也會讓人失去斗志。”
相關的（Relevant）。這里的“相關的”是指與現實生活相關，而不是簡單的“白日夢”。
基于時間的（Time-based）。“基于時間”就更容易理解了，它是指目標必須確定完成的日期。在這一點上，華為的時間管理培訓指出，不但要確定最終目標的完成時間，還要設立多個小時間段上的“時間里程牌”，以便進行工作進度的監控。

法寶二：關注第二象限的華為四象限原則
根據重要性和緊迫性，我們可以將所有的事件分成4類（即建立一個二維四象限的指標體系），它們分別是：
第一類是“重要且緊迫”的事件，例如：處理危機、完成有期限壓力的工作等。
第二類是“重要但不緊迫”的事件，例如：防患于未然的改善、建立人際關系網絡、發展新機會、長期工作規劃、有效的休閑。
第三類是“不重要但緊迫”的事件，例如：不速之客、某些電話、會議、信件。
第四類是“不重要且不緊迫”的事件，更直接的來說是“浪費時間”的事件，例如：閱讀令人上癮的無聊小說、收看毫無價值的電視節目等。
華為時間管理培訓指出，第三象限的收縮和第四象限的舍棄是眾所周知的時間管理方式，但在第一象限與第二象限的處理上，人們卻往往不那么明智——很多人更關注于第一象限的事件，這將會使人長期處于高壓力的工作狀態下，經常忙于收拾殘局和處理危機，這很容易使人精疲力竭，長此以往既不利于個人也不利工作。
小寧告訴記者：“我在進華為之前，以及在華為的初期，也是一個關注于第一象限事件的人。那時候感覺很糟，天天加班，而且工作質量也不盡如人意。后來我轉換了關注的方向，發現整個感覺都改變了。這主要是因為第一象限與第二象限的事本來就是互通的，第二象限的擴大會使第一象限的事件減少。而且處理時由于時間比較充足，效果都會比較好。人也更有自信了。”

法寶三：趕跑時間第一大盜的華為韻律原則
日本專業的統計數據指出：“人們一般每8 分鐘會收到1 次打擾，每小時大約7 次，或者說每天50~60 次。平均每次打擾大約是5 分鐘，總共每天大約4 小時，也就是約50%。其中80%（約3 小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時。”根據以上的統計數據，可以發現，每天因打擾而產生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%。
華為也明顯認識到這一點，在小寧筆記本的頁頭，赫然用紅筆寫道“打擾是第一時間大盜”。為了解決這個問題，華為提出了自己的時間管理法則——“韻律原則”，它包括兩個方面的內容：一是保持自己的韻律，具體的方法包括：對于無意義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強的溝通方式（如e-mail），要適當的與上司溝通減少來自上司地打擾等；二是要與別人的韻律相協調，具體的方法包括：不要唐突地拜訪對方，了解對方的行為習慣等。

法寶四：執著于流程優化的華為精簡原則
“崔西定律”是指：“任何工作的困難度與其執行步驟的數目平方成正比：例如完成一件工作有3 個執行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個執行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程。”
小寧就是標準的“崔西定律”的擁護者，無論對于個人工作的流量，還是部門的工作流量，他都是“能省就省”。“我現在最大的愛好之一，就是分析工作流程的網絡圖，每一次能去掉一個多余的環節，就少了一個工作延誤的可能，這里意味著大量時間的節省。這2年來，我去掉的各種多余工作環節達70個，粗略評估了一下，這里省下的時間高達3000多個小時，也就是120多天啊。”小寧翻開一張又一張的工作流程圖，自豪而意味深長地告訴記者。
“不能管理時間，便什么都不能管理。”這是現代管理大師彼德·德魯克的名言，追求自我突破的華為人不但聽懂了而且做到了。那么，您呢？

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