企業(yè)的采購活動充滿風險。老板們經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)采購的貨品在途在庫出現(xiàn)事故而導致?lián)p失，得不到保險戶退賠彌補；采購來的貨品有質(zhì)量隱患，造成產(chǎn)品銷后大量退賠，增大售后服務(wù)；采購預付款被套占拐逃；進貨違約遲到，引發(fā)下家拒收、罰款；進貨變質(zhì)或因停用而大量滯庫。

    雖然采購風險并不是企業(yè)風險的全部，但是發(fā)生的概率高，影響大，集中表現(xiàn)為：由于損失或不能即時變現(xiàn)，發(fā)生支付危機；因未及時查清轉(zhuǎn)帳，造成虛贏實虧；由于企業(yè)采購資金陷落，出現(xiàn)“資不抵債”，終致癱瘓全身。因此，有效的采購應該是以財務(wù)為主軸的綜合性營運活動，而要做好管理，則需要“著眼通盤；著手有道；攻防制高，協(xié)同把要”。

    著眼通盤

    為了實現(xiàn)高效采購管理，降低采購成本，首先要著眼通盤，對采購大方向、采購價格機制和采購行為的影響進行系統(tǒng)思考，才能做出系列安排。

    在采購方向上，要考慮你的需求重點放在：基本建設(shè)用品，還是生活消費品？高新技術(shù)產(chǎn)品還是特色傳統(tǒng)產(chǎn)品？進口貨還是國產(chǎn)品？技術(shù)設(shè)計圖紙、專利權(quán)，還是制成品？其主要資源依托于工、礦、農(nóng)、林、牧、副、漁，還是信息、知識，技藝、文圖？

    如果是涉及到采購品種的調(diào)整，則要考慮：各個產(chǎn)品的增值率和全部產(chǎn)品新結(jié)構(gòu)的銷售利潤率分別提高多少？整個采購資金的全程需要量，如設(shè)備新投資要多少？資本金如何增集增投？

    在采購價格機制方面，采購價格實際上是受到供應商（上家）和消費者（下家）能力的連鎖制約。作為采購商的企業(yè)，就采購價格同供應商進行談判，終究也是為了保證利潤，那么利潤從何而來呢？利潤只是附加值里的小部分，而承轉(zhuǎn)的采購價占采購商成本的大頭。采購商提出可接受的目標采購價，再從供應商報來的價格中優(yōu)選，供應商是否有能力承受選中的采購價，關(guān)鍵在于它自身的成本。利潤“一邊倒”，則采購商和供應商都做不到。只當“雙贏”有望，才會簽定協(xié)議。但是，采購商心中有個底，眼前有個數(shù)，手上有個表，以求知己知彼，就比較好辦。

    企業(yè)的采購行為，關(guān)系到企業(yè)的形象。消費者要看你的商品效用，供應商則看你的采購行為，兩者都是在評價你企業(yè)質(zhì)量的檔次。采購行為表現(xiàn)，直接構(gòu)成“商譽”，客觀反映你的市場競爭實力。因此，對內(nèi)要有嚴格的采購制度，明確規(guī)定采購人員的責任權(quán)限和操作規(guī)范，做到有法可依；對外要有鮮明的采購立場和采購作風，做到不利用供應商做自已的小口袋，不扮演供應商的變相代理人，不提供變相投資或保證其貸款，不接受供應商的誘惑而被迫讓利，違反雙贏初衷。這樣，當供應商發(fā)現(xiàn)沒有必要對采購人員花費，不能夠取巧，看到采購人員愿意憑真本領(lǐng)爭取供貨而議價，則會樂于削減報價。這是因為供應商由此會省掉一筆開支，無損于己，而且還可以同商譽良好的采購商成交，既而提高自己的聲譽。

    著手有道

    要做到以財務(wù)為主軸的高效采購管理，還需要著手有道。不少經(jīng)理人面臨全局，出手不凡。看他“隨手拈來，皆成妙趣”，其實先一招，后一招，都不是孤立的，早有盤算，心中有“譜”。

    首先，要從商戰(zhàn)體制的基本環(huán)節(jié)出發(fā)，發(fā)揮采購威力。戰(zhàn)略成功，靠戰(zhàn)役勝利實現(xiàn)，又靠戰(zhàn)術(shù)保證。采購是面對面，打遭遇戰(zhàn)。靠戰(zhàn)術(shù)保證供應的質(zhì)優(yōu)價廉和迅速安全，產(chǎn)品才得以暢銷，戰(zhàn)役目標才可實現(xiàn)。因此，采購戰(zhàn)術(shù)要過硬。

 其次，加強企業(yè)管理機制的建設(shè)，保證采購實施。把采購管理質(zhì)量看作技術(shù)、物資、財務(wù)管理的綜合質(zhì)量來抓好。采購行為是企業(yè)意志在采購方面的實施，沒有這三個部門的推行和支撐，采購將難以正常進行。采購人員要懂三重管理的必要，要求他們支持工作并接受監(jiān)督。

    再次，注意監(jiān)控三個流程，強化采購機能。沒有監(jiān)控的機能，采購是盲目的；不按流程進行全程監(jiān)控，采購則是隨機的。這將置采購于無援探索之地。為強化采購機能，要對有關(guān)的信息流、物資流、現(xiàn)金流，實施信息監(jiān)控和憑證監(jiān)控。這既是采購人員的職責，也是技術(shù)、物資、財務(wù)部門的職守。每個部門都需要及時作出自身權(quán)責范圍內(nèi)的反應或報告給相關(guān)經(jīng)理人，保證采購活動高效運行，消除危害。

    對技術(shù)流的監(jiān)控，具體就是對材料或設(shè)備，在工藝功能、料耗、工耗、電耗等方面進行事先的調(diào)查，重大的要經(jīng)過技術(shù)可行性分析、報告和批準。包括訂貨、發(fā)模、封樣，合同的技術(shù)條款，圖紙設(shè)計或修改，訂單核對，收貨前驗證，拒收退貨判定等一系列工作，應以技術(shù)部為主，進行流程監(jiān)控。

    物資流的監(jiān)控，是對材料或設(shè)備，在備貨定額、進貨周期、補給數(shù)量、到貨期限、中介單位、供貨單位、實發(fā)單位、倉庫對儲運安全、收付差錯、物資呆滯、可用程度等方面進行控制。這種控制則應以物資部門為主。

    對現(xiàn)金流的監(jiān)控，也就是對現(xiàn)貨可能性或期貨必要性、貨款或采購費預撥、對比合同價與己方底價或查封標底、供方報價的交貨地差別、付款方式、結(jié)算幣種和期限、已購物資的流動環(huán)節(jié)和產(chǎn)品銷售款已否回收等流程中的問題，以財務(wù)部門為主加以監(jiān)控。

    為了實現(xiàn)高效采購管理，還要注意從交易雙方的互動中，開發(fā)采購效益。例如，采購商可以通過推動供貨廠改進澆鑄方法，改善其澆鑄質(zhì)量，減少報廢，提高工效，以及推動供貨廠改進配方，以適應己方需求，從而降低供方成本，己方也因降低物耗量或采購價而受益。這樣，供方的利潤率首先得以提高，再商議新質(zhì)量、新供價，就有了新的基礎(chǔ)條件。這里的關(guān)鍵，在于采購商能否了解供應商的成本結(jié)構(gòu)，各自與同行比價，比成本，把薄弱環(huán)節(jié)看成潛力所在。

    注重采購資金的回籠，確保采購支付，也是高效采購管理的重要方面。企業(yè)在經(jīng)營中，可能會遇到買而未投，投而未產(chǎn)，產(chǎn)而未銷，銷而未回，以及預付未到的情況，其中前三個環(huán)節(jié)是物流，后二個是現(xiàn)金流。如果超過額定的周期不回籠，必然出現(xiàn)支付危機，沒錢再去采購。從表面上看，這是銷貨存貨問題，與采購不相干。其實，物流各個環(huán)節(jié)所占據(jù)的，都是采購資金。