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HR應該如何做好關于企業(yè)職責的界定？

發(fā)布日期：2015-12-14 點擊次數(shù)：968 次

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職責的界定原則
職責界定原則是指企業(yè)在進行職責界定時必須遵循的準則。界定職責應該事先約定準則并嚴格遵守執(zhí)行。
職責界定的六個原則。
1、戰(zhàn)略導向原則。與戰(zhàn)略目標相關的事情才能列入企業(yè)員工的工作職責，無關戰(zhàn)略的職責就是做無用功，除了浪費時間，就是浪費成本。一個代工企業(yè)的質(zhì)檢員研究技術升級就不屬于本職工作，企業(yè)的保安搞產(chǎn)品開發(fā)只能算業(yè)余愛好。職責只能列入企業(yè)必需的工作。
2、單一職責原則。不將同一職責授給二個崗位。職責界定必須體現(xiàn)“專業(yè)的人做專業(yè)的事”和“凡事皆有專人負責”原則。
3、職責銜接原則。職責絕非孤立存在，而是在流程運轉(zhuǎn)中實現(xiàn)或完成，故此，企業(yè)在劃分職責時，必須考慮工作目標的整體實現(xiàn)，避免將過程職責分解到崗位后造成職責斷裂局面。因此工作承接與傳遞方向必須界定清楚。如倉庫管理員的職責就有這樣一條“負責向會計報送物料收發(fā)報表”或“傳遞物料收發(fā)數(shù)據(jù)”。前者是手工操作企業(yè)的倉管員工作職責，后者是采用信息技術企業(yè)的倉管員工作職責。
4、責權對等原則。界定職責就是授權，授責必須同時授權。只有責任沒有權力是無法完成任務的。巧婦難為無米之炊，員工沒有資源支配權力，就不能有效履行職責。有些企業(yè)流行的“員工時時請示、事事匯報”現(xiàn)象就是責權不對等的體現(xiàn)。
5、責權利均衡原則。當然這里也包含了責權對等原則。不過，它更強調(diào)責利對等和權利公正原則。擔負責任并且完全履行職責，就應該享受對等的利益。不能讓老實人吃虧。事先界定就能避免因人而異的利益分配。履行職責與獲得的利益要公正公平，不能讓擔負較低責任的崗位享有較高的權力以及獲得過高的待遇。
6、簡潔直觀原則。這是表達方式和語言使用上的要求。在下節(jié)職責界定的方法中有詳細介紹。
職責的界定方法
如何確定崗位職責呢？還得從企業(yè)戰(zhàn)略目標分解開始，然后進行企業(yè)決策分類，再從組織架構設置到崗位配置入手，進行職能細分和流程梳理，才能搞清楚各崗位承接的事項和承擔的工作。
進行過流程梳理和優(yōu)化的企業(yè)，界定崗位職責比較容易。把流程圖中與某一崗位對應的事項歸納起來，該崗位的工作職責就完成了一大半。再將本企業(yè)管理人員、一般員工的共性工作進行歸類，個性化地劃分到該崗位，其崗位職責就齊全了。一般員工的共性職責有“遵守公司規(guī)章制度”、“完成上級交辦的其它工作”。主管人員的共性職責有：負責組織制度擬訂和貫徹執(zhí)行、負責系統(tǒng)目標制訂并組織達成、負責本單位本部門成本控制管理、負責本系統(tǒng)員工的發(fā)展管理、負責本系統(tǒng)員工的績效與薪酬管理、負責本系統(tǒng)例外處理、負責公司規(guī)章制度在本系統(tǒng)的貫徹執(zhí)行、完成總經(jīng)理交辦的其它工作。
在實踐中，企業(yè)員工撰寫崗位職責常犯錯誤有以下情形：
1、把做好的要求當作工作職責。如收銀員職責“負責收銀工作”，不少企業(yè)員工寫成了“確保收銀不出差錯”。工作職責就是該崗位員工必須做的，沒有商量的余地。能不能做到，能夠做到多少，是職責完成情況或者說是考核的結果。
2、把工作中的某一個活動當作職責。或者說把一項職責分解為幾個動作表述，如把會計職責的“負責報銷核算工作”分解為“負責審核單據(jù)”、“負責核對預算”、“負責核實報銷金額”等就過細了，容易淹沒工作主題。
3、把支持、協(xié)作事項當作工作職責。如“負責參與學習討論”、“負責參與方案討論”、“負責部門之間的協(xié)調(diào)”等內(nèi)容放在任何崗位都沒有實質(zhì)意義。崗位職責只需要界定主管工作或主辦工作。
4、把履行職責應該具備的條件放到職責中。如把“身體健康”、“忠于職守”、“膽大心細”錯放在保安的職責中。這些屬于擔任保安應該具備的條件，而不是保安職責。
5、假話空話套話。有的企業(yè)員工在工作職責中表決心，如“全心全意”、“保質(zhì)保量”、“準確無誤”之類的詞句根本不應該出現(xiàn)在崗位職責之中。
崗位職責重在解決“管什么”、“做什么”，只能用動詞加名詞來表述。它不能使用修飾詞，不能用形容詞，不能用比喻，不能用夸張，它必須客觀理性、平白直說。所謂“有一說一，有二說二”用在崗位職責寫作上最為貼切。
崗位職責要寫好寫準確不容易。多一字不行，少一語有誤，多一項不行，少一項更不行。多一字工作變性，少一項工作落空。撰寫崗位職責不需要生花妙筆，撰寫崗位職責需要樸實文風，不能嬌柔做作，必須字斟句酌。
古人講寫詩功夫在詩外，看來，寫崗位職責功夫也在寫作之外，那就是你必須清楚該崗位負責的全部事項。也就是說確定崗位職責在前，寫好崗位職責在后。
崗位職責具有極強的企業(yè)特色。同崗位名稱在不同的企業(yè)其擔負的職責是不一樣的。照搬照抄幾乎沒有可能。只能企業(yè)人員組織起來共同擬訂撰寫原則和撰寫標準，然后分頭執(zhí)筆擬訂初稿，再集體討論補充，最后由企業(yè)負責人組織審批。崗位職責界定是企業(yè)組織行為，必須群策群力，不能假手個人包辦。
茲舉實例一份，供讀者借鑒參考。
附：某制造企業(yè)行政部物業(yè)科基建監(jiān)理崗位職責
1.負責基建工程詢價。
2.負責基建工程隊選擇報批。
3.負責基建預算報批。
4.負責基建合同草簽。
5.負責基建施工管理。
6.負責組織基建工程驗收。
7.負責組織基建工程結算報批。
8.負責基建合同、基建檔案管理。
9.遵守公司的規(guī)章制度。
10.完成上級交辦的其它工作。

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